Поставщики прибегают к различным способам, чтобы украсть товар. К их числу относятся неполные поставки, завышение цен, воровство при разгрузке и возврате товара. Прочитав эту статью, вы узнаете, какие меры контроля и предосторожности в работе с поставщиками можно использовать в рамках всеобщей программы предотвращения потерь.
 

Неполные поставки

1. Общие сведения

Количество полученного товара может оказаться неполным в результате ошибки, сделанной при погрузке на фабрике.

Но гораздо чаще это происходит из-за действий нечестного водителя или лица, отвечающего за доставку.

Очень часто такие кражи совершаются там, где водителю разрешено самому размещать привезенный товар в торговом зале или на складе. Если у вас в магазине никто не отвечает за проверку поставок и не считает доставленный товар, то водитель легко может уменьшить цифру в накладной, а «излишки» сбыть другому магазину за наличные. Вы же заплатите за весь объем поставки, но на деле получите меньшее количество товара, создав тем самым недостачу еще до того, как доставленное попадет на полки.

2. Меры предосторожности

а)  Используйте отпечатанные бланки заказов, которые должны подписываться уполномоченными работниками. Печатать бланки лучше в типографии, тогда их сложнее подделать. При этом желательно, чтобы на каждом бланке проставлялся свой порядковый номер. Если же у вас небольшой магазин и вы распечатываете бланки на принтере, стремитесь сделать так, чтобы они были защищены — например, печатайте их на особой бумаге, защищайте паролем файл с формой бланка, делайте незаметные на первый взгляд лишние пробелы между некоторыми словами. Можно периодически заменять бланки, размножаемые на принтере или копировальном аппарате (к примеру, еженедельно или ежемесячно перемещайте лишние пробелы в другие места, недопечатывайте какие-нибудь линии или делайте в них «случайные» пробелы). Частая смена бланков позволит вам выявить поддельные документы, поскольку мошенники не будут успевать за изменениями, даже если догадаются о них. Вы /КС, ЗМИЯ особенности каждой серии бланков, сможете быстро обнаружить подделку.

б)  Установите процедуру приемки товара и ведите соответствующий журнал. От незаказанного или ошибочно доставленного товара следует отказываться.

в)  Никогда не разрешайте водителям вносить товар в магазин через главный вход. Товар должен разгружаться в специально отведенных для этого местах, где вы сможете проследить за работой и проверить соответствие груза документам — в коробках может оказаться не тот товар, который вы заказывали, или товар не того качества. Случается, в упаковках не хватает одного или нескольких предметов, в мешках — обнаруживается меньший вес и т. д. Поэтому весь товар необходимо пересчитать или взвесить, проверить все коробки с нарушенной или небрежной упаковкой.

г)  Не разрешайте работникам, осуществлявшим доставку, забирать пустые коробки, даже если они уже сложены, — вместе с коробками грузчик может вынести ваш товар. Следите и за тем, чтобы разгрузка шла только «в одну сторону». Иногда одна и та же машина привозит какой-то товар в магазин, а другой забирает. В этом случае вначале нужно разгрузить машину, а только потом загружать, причем и та и другая операции должны проводиться под присмотром ответственных работников магазина. Если позволить одному человеку одновременно разгружать и отгружать товар, проследить за правильностью этих операций вам будет очень сложно.

д)  Ведите журнал приема товара, чтобы предотвратить оплату одного и того же счета дважды.

е)  Никогда не позволяйте людям, доставившим товар в  магазин, заниматься его размещением в торговом зале.

Любая излишняя услужливость или суета со стороны этих работников должна вызывать настороженность.

ж) Четко разделяйте обязанности по закупке и приемке товаров, чтобы избежать разногласий между вашими работниками и поставщиками.

з)  Никогда не обменивайте товар. Следите за возвратом поврежденных товаров и покупкой новых взамен. Последние две функции должны быть четко разделены и по времени, и по документам.

Сценарий первый: Неполная поставка

Водитель, доставивший груз, приходит к менеджеру магазина и говорит, что у него есть несколько дополнительных единиц товара. При этом водитель уверяет, что, когда у него остается лишний товар, компания разрешает продавать его постоянным клиентам. По его словам, фирме выгоднее сразу продать товар, чем возвращать его обратно на свой склад.

Если при загрузке машины на оптовом складе не было допущено никаких ошибок, этот товар украден из заказанной кем-то партии.

Контролируйте слабые стороны

•    Магазин, в который была произведена неполная поставка, не проверил выполнение заказа.

•    Менеджер магазина, которому водитель хотел продать товар, не сообщал о подобных случаях в компанию, осуществлявшую доставку.

Фальсификация квитанций об отгрузке или счетов

1. Общие сведения (далее…)